Wie Unternehmer ihre tatsächlichen Kosten berechnen
20.000 Euro Umsatz im Monat – das klingt zunächst nach einem erfolgreichen Unternehmen.
Doch wie viel davon bleibt tatsächlich übrig?
Diese Frage können erstaunlich viele Selbstständige nicht zuverlässig beantworten. Sie kennen ihre Zahlungseingänge, beobachten den Kontostand und wissen ungefähr, welche großen Rechnungen bezahlt wurden. Eine vollständige Kostenrechnung fehlt jedoch.
Das ist gefährlich. Wer seine tatsächlichen Kosten nicht kennt, kann über Monate arbeiten, ohne einen angemessenen Unternehmerlohn oder echten Gewinn zu erzielen.
Umsatz, Gewinn und Liquidität sind drei verschiedene Größen
Zunächst müssen drei Begriffe getrennt werden.
Umsatz
Der Umsatz beschreibt grundsätzlich die Erlöse aus den erbrachten Lieferungen und Leistungen. Die vereinnahmte Umsatzsteuer ist dabei wirtschaftlich kein eigener Ertrag des Unternehmens.
Gewinn
Der Gewinn entsteht vereinfacht, wenn die betrieblichen Erträge höher sind als die betrieblichen Aufwendungen.
Liquidität
Liquidität bezeichnet die Fähigkeit, fällige Zahlungen rechtzeitig zu leisten.
Ein Unternehmen kann:
- hohen Umsatz und niedrigen Gewinn,
- Gewinn und trotzdem keine Liquidität,
- oder vorübergehend Liquidität trotz wirtschaftlicher Verluste haben.
Deshalb reicht keine dieser Größen allein zur Unternehmenssteuerung aus.
Direkte und indirekte Kosten
Für eine sinnvolle Kalkulation müssen Unternehmer direkte und indirekte Kosten unterscheiden.
Direkte Kosten
Direkte Kosten können einem konkreten Auftrag zugeordnet werden, beispielsweise:
- Material,
- Fremdleistungen,
- projektbezogene Fahrtkosten,
- spezielle Maschinenmiete,
- oder konkrete Entsorgungskosten.
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten fallen für den Betrieb insgesamt an:
- Büro und Lager,
- Versicherungen,
- Steuerberatung,
- Software,
- Telefon,
- Fahrzeuge,
- Buchhaltung,
- Kammerbeiträge,
- Marketing,
- Verwaltung,
- Fortbildungen,
- und allgemeine Werkzeuge.
Auch diese Kosten müssen letztlich durch Kundenaufträge finanziert werden.
Typische Kosten eines Bauunternehmens
Gerade im Bau- und Handwerksbereich werden viele laufende Kosten unterschätzt:
- Kranken- und Pflegeversicherung des Unternehmers
- Handwerkskammer oder Industrie- und Handelskammer
- Berufsgenossenschaft beziehungsweise BG BAU
- Betriebshaftpflicht
- Fahrzeugversicherung und Kraftfahrzeugsteuer
- Finanzierung oder Leasing von Fahrzeugen
- Kraftstoff
- Wartung und Reparaturen
- Reifen und Verschleiß
- Werkzeuge und Maschinen
- Arbeitskleidung und Schutzausrüstung
- Lager und Werkstatt
- Büro und Telekommunikation
- Steuerberater und Lohnabrechnung
- Software und Dokumentation
- Gewährleistungsrisiken
- Forderungsausfälle
- Entsorgung
- Materialschwund
- unproduktive Fahr- und Rüstzeiten
- Krankheit und Urlaub
- Schlechtwetter- und Ausfallzeiten
Wer nur Material und den gewünschten Stundenlohn addiert, kalkuliert regelmäßig zu niedrig.
Der Unterschied zwischen Stundenlohn und Stundenverrechnungssatz
Ein Unternehmer möchte vielleicht persönlich 30 Euro pro Arbeitsstunde verdienen. Daraus folgt nicht, dass ein Kundenpreis von 30 oder 40 Euro pro Stunde ausreicht.
Der Stundenverrechnungssatz muss zusätzlich finanzieren:
- Arbeitgeberkosten beziehungsweise soziale Aufwendungen,
- Gemeinkosten,
- nicht abrechenbare Arbeitszeit,
- Ausfallzeiten,
- Risiko,
- Investitionen,
- und Gewinn.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Ein Selbstständiger arbeitet rechnerisch 160 Stunden im Monat. Davon kann er jedoch nur 100 Stunden an Kunden abrechnen.
Die übrigen 60 Stunden entfallen auf:
- Angebote,
- Buchhaltung,
- Einkauf,
- Fahrten,
- Kundengespräche,
- Reklamationen,
- Organisation,
- Weiterbildung,
- und Leerlauf.
Betragen die gesamten monatlichen Kosten einschließlich gewünschtem Unternehmerlohn 8.000 Euro, muss bereits ein Netto-Stundensatz von 80 Euro erzielt werden, wenn nur 100 Stunden abrechenbar sind.
Dabei sind Gewinnaufschlag, Steuern und besondere Risiken möglicherweise noch nicht vollständig berücksichtigt.
Der Unternehmerlohn darf nicht vergessen werden
Bei Einzelunternehmen wird die private Entnahme buchhalterisch nicht wie ein Gehalt als Betriebsausgabe behandelt. Wirtschaftlich muss der Unternehmer dennoch von seiner Arbeit leben.
Wer nach Abzug aller betrieblichen Kosten nur 2.000 Euro vor persönlichen Steuern und Vorsorge übrig hat, obwohl er 60 Stunden pro Woche arbeitet, führt möglicherweise kein tragfähiges Geschäftsmodell.
Eine Kalkulation sollte deshalb einen realistischen Unternehmerlohn berücksichtigen:
- private Lebenshaltung,
- Kranken- und Pflegeversicherung,
- Altersvorsorge,
- persönliche Steuern,
- Urlaub,
- Krankheit,
- und unternehmerisches Risiko.
Der Unternehmerlohn ist nicht automatisch Gewinn. Echter Gewinn sollte zusätzlich entstehen, damit das Unternehmen Rücklagen bilden, investieren und Risiken tragen kann.
Maschinen und Fahrzeuge kosten mehr als die Rate
Bei Fahrzeugen und Maschinen wird häufig nur die monatliche Finanzierung oder Leasingrate berücksichtigt.
Tatsächliche Kosten können zusätzlich umfassen:
- Versicherung,
- Steuer,
- Wartung,
- Reparaturen,
- Verschleiß,
- Kraftstoff oder Energie,
- Reinigung,
- Ausfallzeiten,
- Ersatzfahrzeuge,
- Verwaltung,
- und Wertverlust.
Eine Maschine, die selten eingesetzt wird, kann einen hohen Stundensatz benötigen, um ihre jährlichen Gesamtkosten zu decken.
Materialaufschlag ist nicht automatisch Gewinn
Unternehmen kalkulieren auf Material häufig einen Aufschlag. Dieser Aufschlag dient jedoch nicht ausschließlich dem Gewinn.
Er muss möglicherweise auch finanzieren:
- Bestellung und Beschaffung,
- Lagerung,
- Transport,
- Schwund,
- Bruch,
- Reklamationen,
- Vorfinanzierung,
- Preisrisiken,
- und Gewährleistung.
Wer Material ohne angemessenen Zuschlag weiterberechnet, trägt diese Kosten selbst.
Forderungsausfälle gehören in die Kalkulation
Nicht jede Rechnung wird vollständig und rechtzeitig bezahlt.
Selbst ein geringer durchschnittlicher Forderungsausfall kann die Marge erheblich reduzieren. Bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent kann der vollständige Ausfall einer größeren Rechnung den Gewinn mehrerer erfolgreicher Aufträge vernichten.
Deshalb müssen Unternehmen:
- Bonitäten prüfen,
- Abschläge vereinbaren,
- Zahlungsziele begrenzen,
- Forderungen überwachen,
- und ein durchschnittliches Ausfallrisiko einkalkulieren.
Eine einfache Kalkulationsstruktur
Ein sinnvoller Angebotspreis kann vereinfacht aus folgenden Bestandteilen entstehen:
- direkte Lohnkosten,
- direkte Materialkosten,
- direkte Fremdleistungen,
- projektbezogene Nebenkosten,
- anteilige Gemeinkosten,
- Risiko- und Gewährleistungsaufschlag,
- Finanzierungs- und Vorleistungskosten,
- Gewinnaufschlag,
- zuzüglich Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
Je nach Branche sind andere Berechnungsmodelle erforderlich. Entscheidend ist, dass keine wesentliche Kostenkategorie fehlt.
Nachkalkulation statt Bauchgefühl
Auch eine sorgfältige Vorkalkulation kann falsch sein. Deshalb sollte nach Abschluss größerer Aufträge geprüft werden:
- Wie viele Stunden wurden geplant?
- Wie viele Stunden wurden tatsächlich benötigt?
- Wie hoch war der geplante Materialeinsatz?
- Welche Zusatzkosten entstanden?
- Gab es Nacharbeiten?
- Wurden alle Zusatzleistungen berechnet?
- Wie hoch war der tatsächliche Deckungsbeitrag?
Ohne Nachkalkulation wiederholt das Unternehmen dieselben Fehler.
Fazit
Umsatz ist kein Beweis für wirtschaftlichen Erfolg.
Erst eine vollständige Kostenrechnung zeigt, ob ein Auftrag tatsächlich Geld verdient. Unternehmer müssen neben offensichtlichen Kosten auch unproduktive Zeiten, Ausfallrisiken, Verwaltung, Vorsorge, Investitionen und ihren eigenen Unternehmerlohn berücksichtigen.
Die wichtigste Regel lautet:
Jede betriebliche Stunde und jeder betriebliche Aufwand muss am Ende von den Kunden bezahlt werden.
Wer seinen Preis nur am Wettbewerb orientiert, übernimmt möglicherweise die Kalkulationsfehler der Konkurrenz. Ein tragfähiger Preis beginnt deshalb nicht mit der Frage „Was verlangt der Markt?“, sondern mit der Frage:
Was kostet es mein Unternehmen wirklich, diese Leistung zuverlässig zu erbringen?